智能工位預(yù)訂系統(tǒng)有什么優(yōu)點(diǎn)？ 上海工位預(yù)訂系統(tǒng)代理商 璽岳供

為解決企業(yè)員工增長快，辦公成本高，而外勤員工工位長期閑置，資源大量浪費(fèi)的矛盾，我司自主研發(fā)了辦公空間與資源智能共享管理平臺，可實現(xiàn)PC端，移動端，現(xiàn)場屏幕端，多入口進(jìn)行共享辦公空間的查看，預(yù)約和導(dǎo)航。并采用人臉識別技術(shù)或二維碼技術(shù)進(jìn)行確認(rèn)，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)共享辦公空間的電源自動開關(guān)；IP電話分機(jī)的號碼與通訊錄的自動分配和導(dǎo)入；網(wǎng)絡(luò)的自動聯(lián)通。給企業(yè)管理者提供實時空間使用的監(jiān)測信息和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，直觀了解內(nèi)部資源使用效率。

1，傳統(tǒng)管理方式的企業(yè)痛點(diǎn)

目前許多大中型企業(yè)發(fā)展迅速，人員增加快，采用傳統(tǒng)方式管理辦公區(qū)域，會造成以下多種矛盾和困擾無法解決：

1．辦公費(fèi)用越來越高，尤其是購置或租用辦公區(qū)域耗費(fèi)大量成本

2．辦公室內(nèi)工位電源與區(qū)域照明管理無序，經(jīng)常造成浪費(fèi)

3．外勤人員的工位經(jīng)常閑置

4．新入員工無工位使用

5．部門工位無法及時匹配

辦公空間與資源智能共享管理平臺可以很大程度地提高辦公空間和資源的使用效率，避免浪費(fèi)和沖突，降低企業(yè)辦公費(fèi)用，智能化自動化地進(jìn)行辦公區(qū)域資源分配和管理。

2，主要技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)

1．通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，各子系統(tǒng)間無縫鏈接。采用“本地處理，云端同步”的架構(gòu)可以構(gòu)建豐富的實時通信場景。

2．采用PHP架構(gòu)，個性化預(yù)約，自動分配空間，通過辦公設(shè)備管理、商業(yè)流程管理、商業(yè)規(guī)則管理、公共資源管理 —— 該軟件的所有組件密切協(xié)同，使得您能夠直觀地超越整個業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行操作。

3．實時數(shù)據(jù)存儲，提供方便快捷的云端數(shù)據(jù)存儲功能。

4．實時地圖與導(dǎo)航技術(shù)，通過管理平臺中辦公區(qū)內(nèi)自動導(dǎo)覽技術(shù)，自動引導(dǎo)您前往預(yù)定或指定的辦公區(qū)域。

5．智能電源和燈控，可選擇采用智能體感技術(shù)，根據(jù)人員活動情況開啟/關(guān)閉電源及照明，節(jié)省不必要能源消耗。

6．智能門禁技術(shù)，將訪客管理系統(tǒng)自動和門禁系統(tǒng)、梯控系統(tǒng)、與辦公空間管理平臺無縫對接，訪客只需輕松掃描二維碼即可到達(dá)指定辦公空間加入會議。

7．辦公智能應(yīng)用AI技術(shù)，用戶在使用移動應(yīng)用時，系統(tǒng)會根據(jù)員工的喜好、設(shè)備情況、場景，智能地從云端（或服務(wù)器端）調(diào)用需要的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)、資源，按需來提供，最終把后端云管理和應(yīng)用自然的延伸到移動端。

8．徹底改變傳統(tǒng)辦公區(qū)域人工管理模式，減少固定空間面積和成本，把有限空間有效地流動利用起來，通過互聯(lián)網(wǎng)，物聯(lián)網(wǎng)，移動端，智能體感等技術(shù)，系統(tǒng)自動分配和調(diào)度資源，快遞傳遞信息，在線區(qū)域化管理，提高使用效率，降低辦公成本。

3，主要功能

1．員工可通過互聯(lián)網(wǎng)，在移動端，PC端，前臺觸摸屏等多種入口，隨時隨地查看辦公共享空間實時情況，根據(jù)自己當(dāng)天工作內(nèi)容，進(jìn)行個性化的不同時間段的快捷在線預(yù)約。預(yù)約成功后系統(tǒng)自動發(fā)郵件、短信或是微信通知。

2．員工還可在需要小組一起進(jìn)行某項工作時，同時協(xié)助預(yù)約系統(tǒng)規(guī)定數(shù)量內(nèi)的工位，并選擇預(yù)約時間段和被協(xié)助人姓名。系統(tǒng)會自動郵件、短信或是微信通知到被協(xié)助人。

3．系統(tǒng)可自動按照規(guī)定的時間，在預(yù)約開始時間之前進(jìn)行郵件、短信或是微信的提醒。

4．系統(tǒng)可按企業(yè)需求，設(shè)定每個區(qū)域空間可預(yù)約使用的部門和人，以及需要的審批方式和對應(yīng)的審批人員。

5．員工需要在系統(tǒng)規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)入預(yù)約的辦公空間進(jìn)行掃碼確認(rèn)，系統(tǒng)自動化處理，同步標(biāo)記空間占用狀況，自動開啟預(yù)約空間電源和區(qū)域照明，自動設(shè)置固定電話分機(jī)和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通。自動開啟智能體感系統(tǒng)，根據(jù)人員活動情況開啟/關(guān)閉電源及照明，節(jié)省不必要能源消耗。如在規(guī)定時間內(nèi)沒有進(jìn)行掃碼確認(rèn)，系統(tǒng)自動將預(yù)約空間釋放，以便其他人預(yù)約。

6．員工可在系統(tǒng)中方便地找到某個人的占用位置，并按照系統(tǒng)提供的地圖和導(dǎo)航前往。

7．員工可在系統(tǒng)規(guī)定次數(shù)內(nèi)進(jìn)行已預(yù)約但尚未確認(rèn)的空間的取消與修改。

8．超級管理員因空間有其他重要用途，可取消員工已預(yù)約但未確認(rèn)的空間，系統(tǒng)自動通知預(yù)約員工。

9．系統(tǒng)可自動按照規(guī)定的時間，在預(yù)約結(jié)束時間之前進(jìn)行郵件、短信或是微信的提醒。

10．員工在預(yù)約時間內(nèi)可進(jìn)行占用時間的延長和提前結(jié)束。如無沖突則系統(tǒng)自動延長至所需時間。如沖突會提醒改變延長時間。預(yù)約時間結(jié)束后，系統(tǒng)自動化處理，同步更新空間釋放狀況，自動關(guān)閉預(yù)約空間電源和區(qū)域照明，自動切斷固定電話分機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。

11．和網(wǎng)絡(luò)電源控制系統(tǒng)、電話程控交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、智能體感等系統(tǒng)對接與互聯(lián)，統(tǒng)一智能化管理辦公資源。

12．與OA辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、微信平臺、信息發(fā)布系統(tǒng)等無縫對接與互聯(lián)，將所有信息系統(tǒng)在辦公空間資源管理上進(jìn)行統(tǒng)一。

13．與訪客管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、梯控系統(tǒng)、會議預(yù)約管理系統(tǒng)無縫對接，將人，權(quán)限，空間，資源，任務(wù)完美統(tǒng)一進(jìn)行管理。

14．系統(tǒng)自動記錄空間和資源的使用數(shù)據(jù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析。

15．系統(tǒng)自動進(jìn)行空間監(jiān)測，達(dá)到系統(tǒng)規(guī)定使用比率，進(jìn)行自動資源預(yù)警。

16．模塊化設(shè)計，可按照用戶實際需求進(jìn)行定制化服務(wù)。

3， 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)平臺包括：共享辦公空間與資源智能管理系統(tǒng)（PC端及移動端）；網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)；區(qū)域電源與照明管理系統(tǒng)；區(qū)域網(wǎng)絡(luò)與電話分機(jī)管理系統(tǒng)；智能體感系統(tǒng)；數(shù)據(jù)庫；管理服務(wù)器；空間二維碼確認(rèn)；和空間信息發(fā)布觸摸屏幕幾個部分。利用IE瀏覽器進(jìn)行PC端管理操作與在線查詢預(yù)約，同時支持手機(jī)等移動終端的查詢預(yù)約會議室。

系統(tǒng)平臺整體架構(gòu)圖如下：

4，系統(tǒng)主要優(yōu)勢：

系統(tǒng)基于PHP架構(gòu)，使用了B/S系統(tǒng)，同時支持WINDOWS和LINUX操作系統(tǒng)平臺，具有優(yōu)良的可移植性、通用性、易用性及高可維護(hù)性。

A，安全性：系統(tǒng)從三個方面保證系統(tǒng)的安全性：

    1，用戶認(rèn)證安全

     采用PHP 加密驗證方式，所有頁面均需授權(quán)才可訪問；

     每個用戶對應(yīng)各自的角色，每個角色擁有各自的操作權(quán)限；

     不允許存在相同用戶名的情況，杜絕假冒授權(quán)；

     用戶密碼采用MD5加密，保證密碼明文安全；

2，業(yè)務(wù)及網(wǎng)絡(luò)安全

     所有頁面輸入全部進(jìn)行SQL注入校驗，防止非法執(zhí)行系統(tǒng)指令；

     可采用SSL及證書驗證，保護(hù)信息傳遞的安全；

3，數(shù)據(jù)安全

采用B / S架構(gòu)，杜絕數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與客戶端進(jìn)行直接物理連接；

     數(shù)據(jù)庫可自行設(shè)定策略進(jìn)行定時備份，減少災(zāi)難性故障損失；

     采用專有的數(shù)據(jù)庫賬號登錄，限定數(shù)據(jù)訪問范圍；

B，用戶權(quán)限控制靈活：

用戶控制由：角色、權(quán)限、用戶、用戶組4個部分組成。角色對應(yīng)權(quán)限，用戶對應(yīng)用戶組，用戶組對應(yīng)角色，無論用戶如何變換，都不會造成權(quán)限控制的混亂，使得用戶權(quán)限管理做到安心、放心。

C，人性化查詢預(yù)約界面：

1．通過日視圖、月視圖直觀、簡潔的界面顯示，可查看當(dāng)日、當(dāng)月的某個空間的預(yù)定情況。

2．可視化預(yù)約界面，在辦公區(qū)域平面圖中可方便地了解辦公區(qū)域占用情況，和區(qū)域?qū)嶋H場景與辦公設(shè)施配備情況。

3．TIP標(biāo)簽顯示預(yù)約人或占用人的姓名、部門及電話。

4．采用色塊化顯示，提供不同顏色區(qū)分預(yù)約狀態(tài)、占用狀態(tài)、空閑狀態(tài)等。

5．點(diǎn)擊鎖定了某個辦公空間后，系統(tǒng)提供可視化地圖導(dǎo)航功能。

6．可循環(huán)預(yù)定辦公空間，提供日循環(huán)、周循環(huán)、月循環(huán)等多種循環(huán)預(yù)定模式，并提供防止惡意預(yù)定功能。

7．根據(jù)人員所在位置，自動定位當(dāng)前所在樓層，顯示出當(dāng)前樓層的辦公空間，方便查詢和預(yù)約。

D，自動郵件、短信通知：

系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)和移動技術(shù)充分結(jié)合，實現(xiàn)了在空間預(yù)約成功后，以及預(yù)約開始和結(jié)束時間點(diǎn)前，系統(tǒng)自動向預(yù)約人進(jìn)行短信、郵件或微信的通知和提醒，以免造成遺忘、遲到等疏漏，進(jìn)而有效提高空間使用效率。

E，便捷的空間和資源管理：

1．按企業(yè)需求設(shè)定每個區(qū)域空間的對應(yīng)預(yù)約人群，對應(yīng)審批方式和對應(yīng)審批人員。

2．系統(tǒng)按照預(yù)約人是否對應(yīng)預(yù)約空間的二維碼掃描確認(rèn)，更新空間占用和空間釋放。

3．系統(tǒng)按照最終的占用結(jié)束時間來自動進(jìn)行空間釋放和對應(yīng)資源關(guān)閉。

4．空間占用確認(rèn)開始及占用結(jié)束后，系統(tǒng)自動開啟或關(guān)閉空間電源及區(qū)域照明，以及聯(lián)通或斷開固定電話分機(jī)和空間網(wǎng)絡(luò)。并自動開啟或關(guān)閉智能體感系統(tǒng)，根據(jù)人員活動情況開啟/關(guān)閉電源及照明，節(jié)省不必要能源消耗。

5．管理員具有對辦公空間有統(tǒng)一調(diào)配功能，可根據(jù)實際需要進(jìn)行緊急取消調(diào)整。

6．預(yù)訂人員也可以在空間確認(rèn)前一定時間段內(nèi)靈活地根據(jù)實際情況變化進(jìn)行修改和取消。并可在占用時間內(nèi)進(jìn)行延長占用時間和提前結(jié)束占用的操作。 

F，多種智能管理工具：

1．提交空間使用中遇到的問題反饋給管理員。

2．自動進(jìn)行空間監(jiān)測，達(dá)到系統(tǒng)規(guī)定使用比率，向管理員進(jìn)行資源預(yù)警。

3．人員考勤信息、空間使用效率、資源使用時長和費(fèi)用等的統(tǒng)計。

4．資源與空間占用時長進(jìn)行計費(fèi)統(tǒng)計。

G， 開放靈活的平臺可與其他系統(tǒng)互聯(lián)互通：

1．多個查詢預(yù)約入口：可實現(xiàn)在前臺觸摸屏上、PC端、手機(jī)移動端、微信端、叮叮平臺等進(jìn)行查詢、預(yù)約辦公空間。

2．可與OA或其他辦公平臺、信息發(fā)布平臺、郵件平臺、短信平臺、微信平臺等進(jìn)行無縫對接。

3．可與網(wǎng)絡(luò)電源控制系統(tǒng)系統(tǒng)、電話程控交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等系統(tǒng)對接與互聯(lián)，統(tǒng)一智能化管理辦公資源。

4．可與訪客管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、梯控系統(tǒng)、會議預(yù)約管理系統(tǒng)無縫對接，將人，權(quán)限，空間，資源，任務(wù)完美統(tǒng)一進(jìn)行管理。

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